PDF’s worden veel gebruikt om informatie te delen - denk aan brochures, jaarverslagen, beleidsstukken en formulieren. Maar hoe zorg je ervoor dat deze documenten toegankelijk zijn voor iedereen, inclusief mensen die gebruikmaken van ondersteunende technologie zoals schermlezers?
In deze gids lees je waar je op moet letten bij het maken van toegankelijke PDF’s. Geen uitputtende handleiding, maar een kort overzicht van de belangrijkste aandachtspunten én praktische tips om meteen mee aan de slag te gaan.
1. Begin met de juiste basis
Een toegankelijke PDF begint bij de bron. Documenten die in Word of InDesign goed gestructureerd zijn, kunnen meestal eenvoudiger worden omgezet naar een toegankelijke PDF. Denk aan:
- het gebruik van koppen en alinea’s,
- genummerde en ongenummerde lijsten,
- betekenisvolle linkteksten,
- en het vermijden van lege regels voor opmaak.
2. Gebruik tags voor de documentstructuur
Tags geven structuur aan een PDF. Ze zorgen ervoor dat schermlezers de inhoud kunnen begrijpen en correct kunnen voorlezen. Zonder tags is een document voor veel mensen onleesbaar. Moderne versies van Word en Acrobat Pro kunnen deze tags automatisch aanbrengen bij het exporteren of bewerken van een bestand, maar controleer altijd of de structuur klopt.
3. Voeg alt-teksten toe aan afbeeldingen
Afbeeldingen die iets overbrengen, moeten voorzien zijn van alternatieve tekst. Deze beschrijft wat er te zien is of wat de functie van de afbeelding is. Decoratieve afbeeldingen mogen leeg gelaten worden (zodat ze worden overgeslagen). Alt-teksten maak je het liefst al op in het brondocument. Bij twijfel: stel jezelf de vraag of je iets mist als je de afbeelding niet zou kunnen zien.
4. Zorg voor een logische leesvolgorde
De volgorde waarin elementen worden voorgelezen door een schermlezer moet overeenkomen met de visuele leesvolgorde. Dit is vooral belangrijk bij documenten met meerdere kolommen, tabellen of elementen op verschillende plekken op de pagina. Je kunt de leesvolgorde controleren en aanpassen met Adobe Acrobat Pro.
5. Gebruik voldoende contrast en toegankelijke lettertypes
Een document kan technisch toegankelijk zijn, maar alsnog moeilijk leesbaar door bijvoorbeeld een laag kleurcontrast of een onrustig lettertype. Zorg voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond en gebruik duidelijke, schreefloze lettertypes zoals Arial, Calibri of Verdana.
6. Vermijd het gebruik van ‘PDF-printers’
Veel mensen maken een PDF door te ‘printen naar PDF’, maar dat levert vaak een document zonder structuur op. Gebruik in plaats daarvan de optie ‘Opslaan als PDF’ of ‘Exporteren naar PDF’, zodat de opmaak en structuur behouden blijven.
7. Maak gebruik van bladwijzers en inhoudsopgaven
Vooral bij langere documenten zijn navigatiehulpmiddelen zoals bladwijzers of een klikbare inhoudsopgave belangrijk. Ze helpen gebruikers sneller door het document te bewegen, ook zonder muis of touchpad.
8. Test je PDF
Een toegankelijke PDF maken is één ding—zeker weten of hij goed werkt is iets anders. Test je PDF met een schermlezer zoals NVDA of VoiceOver, of gebruik tools als de ingebouwde ‘Toegankelijkheidscontrole’ in Acrobat Pro. Zo krijg je inzicht in wat goed gaat en wat nog aandacht nodig heeft.
Tot slot
PDF-toegankelijkheid is een onderwerp waarin je relatief snel stappen kunt zetten. Door al bij het opstellen van een document rekening te houden met structuur, contrast en leesvolgorde, voorkom je veel aanpassingen achteraf. En belangrijker nog: je zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de informatie.
Wil je je organisatie of team helpen om PDF’s toegankelijk te maken? Naast het uitvoeren van PDF toegankelijkheidsonderzoeken, ondersteunen we bij het corrigeren of optimaliseren van bestaande documenten en bieden we duidelijke handvatten en trainingen om zelf toegankelijke PDF’s te produceren.